Teori Sistem dan Fungsi Boundary Spanning

Teori sistem merupakan teori yang digagas oleh Georg Hegel. Hegel mengadopsi pendekatan biologi Ludwig bon Bertlanffy (1940-1950an). Pendekatan biologi ini berbicara tentang pentingnya hubungan elemen-elemen atau organ-organ dalam tubuh.  Elemen-elemen ini saling mempengaruhi satu dengan yang lainnya. Misal jika kita tersandung dan jatuh sehingga kaki kita terluka, secara otomatis mata akan menangis dan mulut akan mengeluh kesakitan. Bahkan kadang kita rasakan jantung berdetak lebih kecang dan nafas kita jadi terengah-engah. Setiap elemen dalam tubuh tidak dapat bekerja sendiri tanpa melibatkan elemen lain.

Teori sistem mengadopsi pendekatan biologis ini pada sebuah tubuh yang bernama sistem sosial. Sistem sosial merupakan tatanan yang ada dalam lingkungan sosial masyarakat. Masyarakat merupakan kumpulan dari individu-individu yang tinggal di suatu tempat dan memiliki kesamaan tertentu. Individu dalam masyarakat merupakan elemen-elemen yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi,

Asumsi dasar teori sistem adalah bahwa setiap elemen dalam masyarakat saling terhubung dan saling bergantung satu dengan yang lain. Manusia membutuhkan interaksi (hubungan) dengan manusia lain. Hal ini merupakan sifat dasar manusia menurut teori sistem.

Dalam cakupan yang lebih kecil, organisasi merupakan salah satu bentuk sistem. Dalam organsiasi terdapat elemen-elemen yang memiliki tugas masing-masing. Tetapi, elemen-elemen ini tidak serta merta bekerja sendiri-sendiri, melainkan saling membantu dan berhubungan satu dengan yang lain. 

§  Boundary spanning

Dalam sebuah organisasi boundary spanning merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan untuk memberikan informasi tentang organisasi kepada publik. Muhammad (2005, h. 128) menjelaskan bahwa boundary spanning adalah “tingkatan dimana para anggota tim melakukan komunikasi dengan pihak luar tim”. Pada sebuah organisasi, “pihak luar tim” berarti publik di luar struktur organisasi. Kegiatan ini dilakukan agar tidak terjadi salah paham antara organisasi dengan publik mengenai isu-isu yang tengah beredar mengenai organisasi.

Tujuan boundary spanning adalah membangun sistem komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik. Hal ini akan membuat publik tidak merasa dikucilkan dan meminimalisir tindakan-tindakan publik yang akan merugikan organisasi. Komunikasi dua arah akan mempermudah organisasi dalam membuat suatu keputusan agar dapat mewadahi keinginan dan kebutuhan publiknya.

§  Kaitan Teori Sistem dengan Fungsi Boundary Spanning pada Praktik Public Relations

PR merupakan “darah” dalam sebuah tubuh bernama organisasi. Organisasi merupakan sebuah bentuk sistem yang memiliki elemen-elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. PR menjadi penghubung tiap-tiap elemen agar tercipta keselarasan dan keharmonisan. Tanpa PR (darah) sebuah organisasi (tubuh) akan mati karena tiap-tiab elemennya tidak dapat berfungsi dengan baik.

Selain sebagai penghubung antar elemen dalam organisasi, PR juga memiliki peran sebagai boundary spanning yang menghubungkan organisasi dengan publik agar tidak terjadi salah paham mengenai sebuah informasi ataupun isu. Dari penjelasan ini dapat kita tarik benang merah bahwa sistem organisasi bukan hanya susunan struktur di dalam organisasi yang harus diperhatikan oleh PR. Namun, PR juga harus memperhatikan sistem lain bernama “publik” yang berada di luar organisasi namun memiliki konsentrasi khusus terhadap isu-isu yang beredar mengenai organisasi.

Organisasi dan publik itu tergabung menjadi sebuah sistem tersendiri. Keduanya harus memiliki hubungan dan komunikasi yang baik agar tercipta keselarasan dan harmonisasi dalam hubungan keduanya. Hal ini menjadi tugas besar bagi PR karena publik yang harus PR perhatikan bukan hanya publik internal (dalam organisasi) melainkan juga publik eksternal (di luar struktur organisasi).